Сторінка
3

Інформаційна модель упровадження системи якості ВНЗ

Така інформаційна система сприятиме ефективному впровадженню системи якості і забезпечуватиме інформаційну підтримку управління основними видами діяльності ВНЗ, його ключовими процесами. Інформаційна система ВНЗ має розглядатись як сукупність апаратних і програмних засобів, баз даних та знань, комплексу документів системи якості, а також кваліфікованого персоналу, здатного обслуговувати і ефективно користуватись системою. Крім забезпечення високої якості навчання інформаційна система має бути зорієнтована на підвищення результативності наукової компоненти діяльності ВНЗ.

Авторами дослідження на основі вивчення досвіду пропонується модель багаторівневої інформаційної системи, яка охоплює ключові напрямки й процеси діяльності ВНЗ та усі елементи його організаційної структури. Як було відзначено, інформаційна система має стати інструментом для підвищення результативності й ефективності системи управління якістю ВНЗ.

Для наочності представлено інформаційну систему супроводження системи якості ВНЗ у вигляді матриці. Система представляє собою ієрархічну 3-х рівневу модульну структуру, яка складається з 3-х підсистем.

Система першого рівня – це автоматизована система управління документацією (АСУД), яка в свою чергу розбивається на системні модулі першого рівня – підсистеми управління документацією кафедри, факультету, інших структурних підрозділів та ВНЗ в цілому.

Система другого рівня – це система управлення базами даних (АСУБД), яка складається з системних модулів другого рівня, СУБД кафедри, факультету, інших підрозділів, ВНЗ в цілому.

Система третього рівня – це автоматизована система управління знаннями (АСУЗ), як сукупність модулів управління знаннями кафедри, факультету, інших підрозділів і ВНЗ в цілому.

Такий підхід до формування системи дає змогу поетапно (помодульно та порівнево) розробляти і впроваджувати інформаційну систему ВНЗ, синхронізуючи цей процес з процесом впровадження системи якості ВНЗ.

Таблиця 1

Розглянемо деякі аспекти функціонування кожної з 3-х систем, з яких складається інформаційна системи ВНЗ.

Автоматизована система управління документацією ВНЗ

Автоматизована система управління документацією ВНЗ складається з підсистем або модулів систем управління документами структурних підрозділів ВНЗ, Будь який документ ВНЗ на будь-якому носії за необхідності переводиться в електронну форму, після чого він підлягає зберіганню і обробленню засобами АСУД. У разі недоцільності, або неможливості створення електронної копії має бути створений електронний ідентифікаційний документ. Для нормального функціонування кожного з модулів АСУД ВНЗ необхідно створити нормативне, технічне, програмне, ідентифікаційне забезпечення.

До нормативного забезпечення відповідного модуля відносяться документи системи якості, положення про підрозділи, накази, посадові інструкції, інструкції щодо використання програмного і технічного забезпечення АСУД, стандарти ВНЗ та інші нормативні документи системи якості ВНЗ.

До технічного забезпечення відносяться локальна комп’ютерна мережа, комп’ютери та інше обладнання, необхідне для функціонування АСУД.

Програмне забезпечення АСУД складається з таких програмних засобів, як операційна система MS Windows NT, версії 4.0 і вище, пакетів програм MS Office версії 2000, MS Outlook, спеціальних програмних пакетів, призначених для роботи з великими обсягами документів.

Інформаційне забезпечення АСУД включає всю документацію системи якості ВНЗ як внутрішнього, так і зовнішнього походження. Узагальнено до неї можна віднести інформацію, яку складають бази даних і бази знань автоматизованих систем управління другого і третього ієрархічного рівня інформаційної системи. Однією з важливих функцій АСУД є контроль виконання особливо важливих документів.

Контроль здійснюється шляхом передачі документу електронною поштою за допомогою програми Outlook. Керівник направляє документ для виконання виконавцю з зазначенням термінів і форми виконання. Після виконання завдання керівнику надсилається відповідний звіт.

Система управління базами даних ВНЗ

Створення ієрархічної системи управління базами даних передбачає виконання основних функцій, представлених на рис. 6.

Слід зазначити, що впровадження процесного підходу згідно з вимогами ISO 9000:2000 відбилось на структурі інформаційної системи. Адже виконання вимог щодо збирання і аналізування даних по кожному з ключових процесів діяльності організації потребує створення потужної системи управління базами даних, які об’єктивно характеризують продукцію, процеси і загалом систему якості організації. По суті без працездатної СУБД неможливо сподіватись на створення ефективної системи якості і, відповідно, досягти головних цілей існування організації.

Практика застосування програмних продуктів у ВНЗ дозволяє сформулювати рекомендацію щодо створення ефективно працюючої бази даних, за допомогою якої можна вирішувати цілий спектр завдань, пов’язаних з функціонуванням ВНЗ. Зокрема, доцільно використовувати СУБД “Microsoft Access”, який на сьогодні є стандартним інструментом для створення баз даних різного призначення. СУБД працює у середовищі операційної системи “Windows”, що дозволяє користувачам швидко адаптуватись і ефективно використовувати базу даних без довготривалої спеціальної підготовки.

Система управління знаннями

Третій рівень ієрархії інформаційної системи – система управління знаннями орієнтована на розвиток наукової діяльності ВНЗ. Ця система має забезпечити генерацію нових знань. ЇЇ основне спрямування на основі тісної взаємодії з навчальним процесом є залучення викладацького складу ВНЗ і студентів в інноваційний процес розвитку науки, а також вирішення складних нетривіальних проблем, що виникають у практичній діяльності підприємств і організацій.

Для ВНЗ наукова і науково-дослідна діяльність є однією з найважливіших складових освітнього процесу, що забезпечує залучення студентів до останніх досягнень науково-технічного прогресу і підтримує високий рівень викладання, адекватний потребам економіки й суспільства.