Сторінка
5

Нормування праці на підприємсті

Одночасно в денному плані передбачаються обов'язкові перерви, що враховують як загальну працездатність людини, так і час, що минув з початку робочого дня. Чим більше часу пройшло, тим стрімкіше наростає втома, що позначається на ефективності роботи менеджера і спеціаліста. Дослідження показали, що за перші вісім годин робочого дня керівник у середньому приймає 9,3 рішень в час; протягом дев'ятої години -2,5 рішення; протягом десятої - 0,9 рішення.

При упорядкуванні денних планів використання часу обов'язково враховуються особливості індивідуальних біоритмов із таким розрахунком, щоб найбільше важкі задачі потрапляли на "пік" працездатності. У так званих "жайворонків" він припадає на ранкові години; "голуби" звичайно активні в середині робочого дня; а "сови" - надвечір. Проте при цьому не варто плутати біоритміку з процесом наростання фізичної втоми, що, природно, мінімальна в ранкові години і після достатньо тривалої перерви.

Знання всього цього дозволяє найбільше раціонально розподіляти важкі і легкі, прості і складні, відповідальні, напружені і ненапружені справи в рамках робочого дня і чергувати їх необхідним способом відповідно до коливань працездатності.

Як і всі інші, денні плани витрати часу складаються в писемній формі, тому що в такий спосіб закладені в них справи тяжче ігнорувати. Крім того, записи розвантажують пам'ять, дисциплінують, дозволяють чіткіше розподіляти роботу, робити її більш цілеспрямованою. По записах також легше контролювати виконання планів і оцінювати їхні результати.

Упорядкування денного плану починається напередодні ввечері і відбувається в декілька етапів. Спочатку формулюються його задачі, у які включаються перенесені з місячного і тижневого (декадного) планів; перехідні з плану попереднього дня, не вирішені до дійсного моменту; не плановані заздалегідь унаслідок повторювальності; здатні раптово виникнути. Витрати часу на них визначаються з урахуванням можливого засобу їхній рішення. У денному плані передбачаються "вікна" на випадок необхідності вирішувати несподівані проблеми і десятихвилинні перерви після кожної години роботи.

Потім ще разом уточнюються пріоритетність задач; виділяються ті з них, за які настала пора рішуче братися, і уточнюється, кому з пілеглих що можна доручити.

Ранком складений напередодні денний план ще разом уточнюється керівником разом із референтом або секретарем, щоб врахувати нові обставини, що з'явилися раптово, наприклад, документи що надійшли за ніч.

Як будь-який інший, денний план використання часу повинний бути гнучким. Жорстко регламентуються тільки питання, пов'язані з запрошенням людей, наприклад, наради, прийом відвідувачів і т.п.

Всі плани витрати часу регулярно контролюються на предмет того, чи передбачаються вних дійсно важливі і необхідні задачі; чи відповідає фактично витрачений час тому, що був запланований; чи раціональні навантаження на виконавців; чому було втрачено час; чи можна було зробити більше.

Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу керівників.

Планування часу призводить до підвищення ефективності використання робочого дня. Рахується, що день найкраще починати в один і той самий час, тому що людина - раб своїх звичок. Це забезпечує гарний тонус і дозволяє на ділі реалізовувати принцип "людина - господар роботи, а не робота - господарка людини".

Переважно, щоб керівник починав свій день раніш підлеглих, щоб до їхнього приходу на роботу в нього була можливість уточнити для них завдання і прийняти всі необхідні міри для успішного подолання труднощів. Після цього виконуються найбільше важкі і неприємні справи, а в другій половині дня - легкі. Така послідовність обумовлена не тільки наростанням утоми, але і тим, що після обіду підлеглі, контакти з який у першій половині дня обмежені, звичайно приходять із проханнями про поміч і роз'яснення тих або інших питань. Тому в другій половині краще займатися справами, що не потребують великої зосередженості, наприклад, переглядом пошти, або рішенням проблем, що знову з'явилися з ранку.

Для економії часу в процесі роботи необхідно уникати імпульсивних вчинків і не відриватися по можливості на знову виникаючі проблеми, тому що вони можуть зажадати нових дій. Ці проблеми доцільно зафіксувати, для того щоб повернутися до них пізніше, що дозволить завершити почате, а проблемам "втрястися" і прийняти більш зримі обриси. Фіксація матеріалу необхідна також при раптових перервах роботи, оскільки дозволяє швидше знову зосередитися.

На закінчення призведемо рекомендації відомого американського підприємця і теоретика менеджменту Харві Маккея тим, хто бажає заощадити час:

· встановити телефон у своєму автомобілі;

· завжди завчасно попереджати про намічені візити;

· лишати машину там, де гарантований вільний виїзд;

· ніколи не робити поїздки, не маючи при собі диктофона, завдяки котрому можна, не відриваючись від руля, диктувати для себе службові записки;

· покласти портативний магнітофон у кишеню піджака, а інший поруч із ліжком;

· завжди мати при собі який-небудь корисний матеріал для читання;

· спробувати весь тиждень читати публікації по бізнесу замість спортивних сторінок і цікавих матеріалів про всяку всячину;

· пройти курс техніки швидкого читання;

· використовувати телефонний автоотвідповідач навіть тоді, коли ви вдома, що дасть можливість позбутися від марних розмов;

· намагатися проводити якнайбільше нарад по телефоні замість засідань з особистою участю співробітників;

· завжди просити підлеглихх попередньо коротко викладати рекомендації, а потім заслуховувати обгрунтування;

· слухати магнітофонні записи і радіопередачі з питань бізнесу під час пробіжки або спортивних вправ;