Сторінка
2

Облікові регістри і їх класифікація

Аналітичні облікові регістри — це регістри, в яких облік ве­деться за аналітичними рахунками. Дані подають у натуральних, трудових і вартісних вимірниках. До таких регістрів належать кни­ги, картки. У цих регістрах враховують специфіку обліковуваних об'єктів.

Останнього часу значного поширення набули так звані комбіно­вані регістри систематичного обліку, які поєднують синтетичні й аналітичні записи. Застосування комбінованих регістрів дає змогу оперативно отримувати хронологічні й систематичні дані або показ­ники синтетичного й аналітичного обліку разом, що скорочує обліко­ву роботу за реєстрації і дає повне уявлення про здійснені операції. Прикладом комбінованого регістру може бути Журнал-ордер.

За видами бухгалтерських записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні та змішані (комбіновані).

Хронологічними називаються регістри, призначенням яких є реєстрація операцій у порядку хронологічної послідовності їх вико­нання та оформлення. Так, ведеться Касова книга, в якій рух коштів у касі відображається за їх отриманням і видачею. До таких регістрів належать: Журнал реєстрації операцій, де записують всі господарські операції в календарній послідовності їх здійснення, журнал обліку надходження готової продукції, вантажів, відомість відвантаження і реалізації продукції; табель відпрацьованого часу та ін. Особливе значення цих регістрів полягає в їх оперативній та контрольній фун­кціях, характеристиці руху об'єктів обліку.

Систематичними називаються облікові регістри, в яких вико­нується групування однорідних операцій на синтетичних і аналі­тичних рахунках. Такі записи ведуть у Головній книзі, в якій уза­гальнюються записи за кожним синтетичним рахунком, а також на картках і книгах, де відображаються і групуються дані аналітичного обліку.

Комбінованими називаються регістри, в яких одночасно поєдну­ються хронологічний і систематичний записи. Таку побудову має книга Журнал-Головна, в якій перша частина відображає журнал реєстрації операцій, а друга — групування операцій на синтетичних рахунках.

За будовою облікові регістри поділяють на односторонні, двосто­ронні, багатографні та шахові.

В односторонніх облікових регістрах подають дані про госпо­дарську операцію, суму якої записують за дебетом або за кредитом відповідного рахунка. Як правило, записи за дебетом і кредитом розміщують поруч на правій стороні регістру, зліва розміщують інфор­мацію щодо дати, номера, змісту операції тощо. Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регістри поділяють на конто­корентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку. Прикла­дом таких регістрів є Касова книга, картки аналітичного обліку роз­рахунків, Книга складського обліку, картки кількісно-сумового об­ліку матеріалів тощо.

Двосторонні облікові регістри складаються з двох частин: в одній подають дані про дебетові обороти на рахунку, а у другій — про кредитові обороти на цьому рахунку. Двостороння будова регістрів характерна для Головної книги.

Багатографні облікові регістри — це регістри, в яких одна з граф (найчастіше дебетова) поділена на кілька граф. До такого виду облікових регістрів належить Журнал-ордер, де окремі графи вико­ристовують для аналітичного обліку за рахунками, суми яких гру­пують за певними показниками (наприклад, розшифрування дебето­вих оборотів, облік витрат за статтями калькуляції тощо).

Шахові облікові регістри побудовані за принципом шахової дош­ки. Записи в таких регістрах роблять у клітинці, що на перетині стовпчика і рядка таблиці, які відповідають дебетовому і кредитово­му обороту на відповідних рахунках. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис тут здійснюється в один робочий прийом, посилює поточний контроль відображення операцій та підвищує аналітичні можливості бухгалтерського обліку. За та­ким принципом побудовані журнали-ордери.

Техніка облікової реєстрації

Записи господарських операцій у регістрах називаються обліко­вою реєстрацією. Відповідно до статті 9 Закону України "Про бух­галтерський облік та фінансову звітність в Україні" обліково-еконо­мічна інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку шляхом занесення методом подвійного запису до регістрів синте­тичного й аналітичного обліку з використанням типової кореспон­денції рахунків. Господарські операції в облікові регістри запису­ють тільки на підставі належно оформлених і опрацьованих доку­ментів чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок, ма­шинними засобами, які б забезпечували збереження цих записів про­тягом тривалого часу і запобігали б внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Перенесення інформації із первинних документів в облікові регі­стри має здійснюватися в порядку надходження документів до місця опрацювання (бухгалтерія, обчислювальний центр) відповідно до за­твердженого плану-графіка документообороту.

Відповідальність за правильність реєстрації інформації в обліко­вих регістрах несуть особи, які склали та підписали ці регістри відпо­відно до службових обов'язків кожного працівника.

Записи господарських операцій мають бути відображені в обліко­вих регістрах у тому звітному періоді, в якому їх було здійснено.

У разі складання та зберігання регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій ра­хунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учас­ників господарських операцій, а також правоохоронних та інших відпо­відних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами.

Підприємство має забезпечити запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у регістрах бухгалтерського обліку, а також належне їх зберігання протягом встановленого терміну. Го­ловним архівним управлінням України встановлено у Переліку до­кументальних матеріалів (п. 321—323), що облікові регістри зберіга­ються протягом трьох років за умови завершення перевірки держав­ними податковими органами, дотримання податкового законодавства.