Сторінка
4
Використання границі комірок. Для відокремлення заголовків від даних потрібно використовувати границі комірок, а не порожні рядки чи пунктирні лінії.
Відсутність порожніх рядків і колонок. В самому списку не повинно бути порожніх рядків і колонок. Це полегшує ідентифікацію і виділення списка.
Відсутність початкових і кінцевих пробілів. Додаткові пробіли на початку і в кінці комірки впливають на пошук і сортування. Замість вводу пробілів рекомендується використовувати зсув тексту всередині комірки.
Ввід даних в базу даних з допомогою форми
 |
В режимі вводу даних через форму вікно зліва містить назви полів і навпроти кожного з них є поле вводу, куди потрапляють записи з бази даних при переміщенні повзунка, чи при натисненні клавіш Назад і Далее. В правому верхньому куті розміщений вказівник відношення поточного запису до їх загальної кількості.
Клавіші Добавить і Удалить служать для вставки/вилучення записів з бази даних. При вставці запису він з’явиться в кінці бази даних, а при вилученні – вилучається поточний запис. При вилученні буде видано вікно підтвердження дії з повідомленням про те, що відновити даний запис після вилучення буде неможливо.
Клавіша Вернуть призначена для того випадку, коли зміни зроблені в поточному записі, що відображається на екрані не потрібно зберігати. Слід зазначити що ця команда не відновить запис, що був вилучений командою Удалить. Клавіші Назад і Далее служать для переміщення по записам бази даних назад\вперед.
Клавіша Критерии дозволяє знайти записи по заданих умовах. При натисненні клавіші Критерии номер запису в правому верхньому куті форми міняється на напис Критерии. В полях, розміщених в лівій частині форми, необхідно ввести одне чи кілька значень, які будуть використовуватись в якості умов, Потім натисніть кнопку Далее або Назад.
Клавіша Закрыть закриває форму. Для запису введених записів необхідно зберегти книгу.
Сортування бази даних
Для сортування бази даних необхідно вибрати команду Данные=>Сортировка. Як і в попередньому випадку, табличний курсор необхідно встановити на будь-який запис в базі даних інакше буде видано повідомлення про те, що список не знайдено. Якщо перед вибором даної команди був виділений діапазон то сортуватись буде саме він. В противному випадку Excel сам виділить цілу базу даних. Не рекомендується сортувати частини полів (коли виділені не цілі записи а тільки окремі поля з них), тому що це призведе до того, що будуть просортовані тільки окремі поля бази даних без корекції решти полів.
 |
В полі Сортировать по… необхідно вказати поле, по якому буде сортуватись база даних. Справа від даного поля розміщені перемикачі. Перемикач по возрастанию дозволяє здійснити сортування в порядку від найменшого числа до найбільшого, від першої літери алфавіту до останньої, від давньої дати до недавньої. Перемикач по убыванию дозволяє здійснити сортування в порядку від найбільшого числа до найменшого, від останньої літери алфавіту до першої і від недавньої дати до давньої.
При необхідності можна встановити і сортування по кількох полях. Наприклад при сортуванні по прізвищу а потім по імені спочатку база даних буде просортована по полю Прізвище, а потім (в межах однакових прізвищ) по імені.
При сортуванні баз даних встановіть перемикач Идентифицировать поля по подписям, щоб виключити перший рядок з назвами колонок зі списку і працювати з полями по їх назвах.
При установці перемикача Идентифицировать поля по обозначениям столбцов листа Excel буде вважати, що в діапазоні який сортується перший рядок не містить назв колонок. Не рекомендується встановлювати цей перемикач при роботі з базами даних, оскільки це призведе до переміщення рядка із назвами полів всередину бази даних, а назвою полів стане запис, що потрапить на його місце.
Клавіша Параметры викликає діалогове вікно Параметры сортировки:
 |
Завантажити реферат