Сторінка
3
Як правило, текст поділяється на дві частини - констатуючу, яка не є обов'язковою і резолютивну. У констатуючій частині дається оцінка стану справ, обґрунтовується мета або необхідність видання наказу. Вона повинна бути стислою і може складатися з однієї фрази, наприклад, «З метою зміцнення виконавчої дисципліни».
Резолютивна частини, коли їй передує констатуюча, починається зі слова «наказую». У разі відсутності констатуючої частини, слова «наказую» може не бути.
Резолютивна частина складається з конкретних приписів, кожен з яких нумерується. Якщо припис один, він не нумерується. Приписи містять інформацію про те, що, кому, як і коли належить виконати для реалізації поставлених у наказі завдань. Якщо приписи стосуються однієї особи, вони об'єднуються в один пункт, який можна поділити на підпункти.
Дієслова у приписах вживаються лише у неозначеній формі (розглянути, вирішити, забезпечити тощо).
Рішення колегії - колегіальне управлінське рішення, яке приймається колегією МВС України, або колегією УМВС в області, колегіями ГУМВС в Автономній Республіці Крим, Київській області та М.Києві з найбільш важливих комплексних питань організаційної і оперативно-службової діяльності. Рішення колегії проводяться в життя наказами міністра, начальниками ГУМВС, УМВС, або особами, які їх заміщають. Отже, рішення колегії не можна розглядати як самостійний нормативний акт, а тільки як додаток до наказу. Прикладом може бути прийняти колегією МВС річний план роботи і направлений в органи внутрішніх справ як додаток до відповідного наказу міністра.
Положення є нормативним актом, який регламентує правовий статус (компетенцію, обов'язки, відповідальність) органів і підрозділів внутрішніх справ, їх завдання, функції, права, оцінку діяльності і правовий статус. Наприклад, положення про відділ МВС України в районі, положення про управління карного розшуку УМВС в області.
Настанова - кодифікований нормативний акт, що об'єднує в собі норми, які регламентують певний вид службової діяльності. Наприклад, настанова про порядок проведення бойових стрільб, настанова по службі чергових частин органів внутрішніх справ.
Статути також становлять кодифіковані нормативні акти, які регламентують специфіку діяльності окремих підрозділів і служб МВС.
Наприклад, Статут Університету внутрішніх справ, Статут патрульно-постової служби, Дисциплінарний статут.
Директива міністра внутрішніх справ - нормативний документ, що встановлює цілі, завдання і актуальні проблеми всієї системи органів внутрішніх справ на певний період.
Вказівка також є розпорядчим документом. Вона відрізняється від наказу тим, що містить приписи тільки оперативного, одноразового характеру, не має назви органу (хоча остання входить, як складова частина, у назву посади особи, яка підписала вказівку). Замість слова «наказую» вживаються слова «зобов'язую», «пропоную» чи «вимагаю», які друкуються (пишуться), як і слово «наказую» в наказі, окремим рядком. Перед текстом вказівки, як правило, розміщується вступне речення про причини або мету її видання: «Відповідно до вимог Наказу МВС від, », «З метою .» тощо. Якщо накази реєструються окремо, то вказівка одержує звичайний вихідний номер. Дата її видання розміщується під підписом. За формою текст вказівки подібний до тексту наказу.
Інструкція - управлінський документ нормативного характеру. Нею начальник органу, базуючись на законі і підзаконних актах, встановлює порядок діяльності певних категорій працівників щодо здійснення покладених на них завдань або виконання конкретних видів роботи (інструкція постового спеціального поста, або інструкція щодо дій особового складу відділу у випадку пожежі). Констатуючої частини інструкція не містить, дієслова в ній вживаються у третій особі теперішнього часу. Начальник органу може як підписувати, так і затверджувати інструкцію. Різновидом інструкції є правила.
Протокол як суто розпорядчий управлінський документ (значення цього слова значно ширше) існує для фіксації самого ходу обговорення питань на зборах, нарадах, засіданнях, а також прийнятих з цих питань рішень. Належним чином оформлений протокол має найменування, номер, назву наради або засідання, дату проведення. Вказується, хто був присутній і хто керував нарадою, порядок денний. Протокол підписує той, хто його склав, та керуючий нарадою (засіданням).
Щодо кожного питання, яке обговорювалося, в тексті протоколу повинні бути розділи «слухали» та «ухвалили» («постановили»). Наприклад: «Слухали про стан боротьби зі злочинністю неповнолітніх», після цього короткий виклад виступів учасників наради. У розділі «Постановили» рішення викладається таким же чином, як приписи у наказі.
Висновок готується за підсумками службового розслідування, перевірки скарг, заяв та ін. Він повинен мати заголовок, з якого було б зрозуміло, у зв'язку з чим він складений; преамбулу, в якій вказується посада, спеціальне звання, прізвище, ініціали, предмет розгляду у формі дієприслівникового звороту, наприклад: «розглянувши скаргу» (подання прокуратури, певні матеріали тощо) і присудок «встановив: .» Після слова «встановив», яке розміщується на окремому рядку, викладаються встановлені факти і висновки з них. Потім звичайно вживається фраза «виходячи з вищевикладеного, вважаю за доцільне: .» і перераховуються пропозиції щодо вирішення питання, у зв'язку з яким складено висновок. Висновок підписується особою, яка його склала, та затверджується керівником, який доручив цій особі проведення службового розслідування (перевірки).
Листи поділяються на запити, прохання, відповіді, інформації і супровідні листи. Текст перших чотирьох категорій листів складається з двох частин: констатуючої або мотивуючої, в якій описуються факти, що були підставою для написання листа, і основної, в якій викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення. Як і наказ або вказівка, лист повинен мати коротке формулювання змісту. Супровідний лист починається зі слів «надсилаю», «повертаю, далі вказується, що саме надсилається або повертається адресату. Лист-відповідь повинен містити посилання на номер, дату і зміст листа-запиту. Замість листа використовується також телеграма або телефонограма.
Доповідна записка - це різновид інформаційного листа. Відрізняється від останнього найменуванням («Доповідна записка про . ») і обов'язковою наявністю пропозицій.
Довідка відрізняється від листа тим, що не адресується і не містить висновків та пропозицій, а лише описує та підтверджує конкретні факти. Довідка має заголовок.
Рапорт є зверненням до вищої посадової особи. Його обов'язкові складові частини такі: адресування (наприклад, начальнику УМВС області генерал-лейтенанту міліції П.П. Петренку), найменування («Рапорт»), текст (аналогічно тексту листа), зліва під текстом - дата, справа - найменування посади, спеціальне звання, прізвище, ініціали та підпис особи, яка склала рапорт.