Сторінка
2

Форми бухгалтерського обліку

Кожний запис на дебеті рахунка Головної книги одночасно показує кореспондуючий рахунок по кредиту і, навпаки, запис на кредиті рахунка — кореспондуючий рахунок по дебету. Тому кожний запис у Голов­ну книгу роблять двічі: один раз на дебеті, другий раз — на кредиті відповідних рахунків. Після закінчення місяця по кож­ному рахунку підраховують обороти по дебету і кредиту, виз­начають залишки і складають оборотну відомість. При цьому будова Головної книги дозволяє складати оборотну відомість по синтетичних рахунках не тільки простої, а й шахової форми.

Аналітичний облік при меморіально-ордерній формі ведуть, як правило, на картках, а касових операцій — у Касовій книзі. Записи в регістри аналітичного обліку роблять із первинних документів, доданих до меморіального ордера. Після закінчен­ня місяця підраховують підсумки і складають оборотні (або сальдові) відомості по рахунках аналітичного обліку. Дані цих відомостей звіряють з оборотами і залишками відповідних син­тетичних рахунків. Цим досягається взаємна перевірка до­стовірності записів на рахунках синтетичного й аналітичного обліку. Після звірки записів за даними рахунків складають ба­ланс та інші форми звітності.

Меморіально-ордерна форма обліку свого часу відповідала вимогам, поставленим до бухгалтерського обліку. Поєднання синтетичного обліку у книгах з аналітичним обліком на карт­ках дає змогу використати їх переваги. Використання меморіальних ордерів сприяє упорядкуванню систематичного обліку, а перевірка дебетових і кредитових оборотів по рахун­ках Головної книги з оборотом реєстраційного журналу дає можливість встановити повноту і правильність записів і усуну­ти помилки (якщо вони мали місце).

Проте, при певних перевагах, меморіально-ордерна форма має суттєві недоліки, а саме:

- складання значної кількості документів бухгалтерського оформлення (меморіальних ордерів) створює зайву проміжну ланку між виправдними документами й обліковими регістрами;

- багаторазовість записів господарських операцій (у реєстраційному журналі, двічі на синтетичних рахунках Голов­ної книги, на аналітичних рахунках) і пов'язані з цим зайві за­трати праці;

- роз'єднаність синтетичного й аналітичного обліку, що часто призводить до відставання записів на аналітичні рахунки від записів на синтетичні;

- віднесення значного обсягу робіт (звірка даних хроно­логічного й систематичного обліку, а також синтетичного й. аналітичного обліку, виправлення помилок тощо) на кінець місяця, що зумовлює нерівномірність завантаження облікових працівників, відставання у складанні і поданні звітності;

- недостатня пристосованість облікових регістрів для отри­мання необхідної інформації для складання звітності, що зу­мовлює необхідність додаткових вибірок і розрахунків у про­цесі складання звітності.

Окрім цього, меморіально-ордерна форма обліку розрахова­на в основному на ручну працю або використання обчислю­вальної техніки на окремих ділянках обліку (нарахування заробітної плати тощо) і не пристосована до комплексної авто­матизації облікової інформації із застосуванням сучасної об­числювальної техніки. Тому перелічені недоліки меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку суттєво обмежують її застосування.

Форма бухгалтерського обліку Журнал-головна є спрощеним варіантом меморіально-ордерної форми і застосовується на невеликих за обсягом діяльності підприємствах і в організаціях, план рахунків яких передбачає незначну кількість рахунків синтетично­го обліку (малі підприємства, бюджетні установи та ін.).

Свою назву ця форма обліку одержала від основного її регістру синтетичного обліку — книги Журнал-головна.

Особливістю форми бухгалтерського обліку Журнал-головна є суміщення хронологічного і систематичного обліку по син­тетичних рахунках в одному комбінованому обліковому регістрі — книзі Журнал-головна, яка поєднує у собі реєстраційний журнал і Головну книгу. У лівій частині книги (перші чотири графи) ведуть хронологічну реєстрацію здійсню­ваних господарських операцій, оформлених відповідними доку­ментами. В них записують дату, номер, зміст операції, суму. Ця частина книги замінює реєстраційний журнал. Права частина книги поділена на кілька подвійних граф і призначена для систематизації зареєстрованих господарських операцій по дебету і кре­диту відповідних синтетичних рахунків. Ця частина книги заміняє головну книгу.

Кожну господарську операцію (або кілька однорідних згру­пованих операцій) на підставі виправдних документів або меморіальних ордерів записують у книгу Журнал-головна, при­чому суму записують в одному рядку тричі: у графі оборотів, на дебет одного рахунка і кредит — іншого. Якщо запис склад­ний, то суму дебетового або кредитового обороту записують на кількох рахунках, але загальна сума дебетових записів по­винна дорівнювати загальній сумі кредитового запису (або на­впаки), а також сумі, зазначеній у графі оборотів.

Аналітичний облік при формі Журнал-головна ведуть на картках або в книгах. Господарські операції в них записують на підставі виправдних документів, доданих до меморіальних ордерів. Наприкінці місяця за даними карток (книг) складають оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку, підсумки яких порівнюють з оборотами і залишками відповідних синте­тичних рахунків, що містяться у книзі Журнал-головна, і вста­новлюють правильність відображених господарських операцій в облікових регістрах. За даними книги Журнал-головна скла­дають бухгалтерський баланс.